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Torne-se uma secretária escolar exemplar com nossas 5 dicas
Postado em 3 de novembro de 2014, em Dicas



Você já imaginou o figurinista de uma grande produção cinematográfica que não conhece o roteiro e muito menos o elenco do filme em que trabalha? O assessor de uma empresa ou de uma figura pública que não sabe exatamente quem representa e como receberá a imprensa? Um arquivista que não consegue organizar documentos em uma grande repartição pública?

Pode não parecer, mas acredite: o trabalho no secretariado escolar pode ser (em muito) comparado aos exemplos acima. Bem como o figurinista, o secretário escolar tem papel primordial nos bastidores da instituição de ensino; e assim como o assessor, é responsável por estabelecer comunicação entre diferentes públicos. Da mesma forma: indexação e organização de arquivos também é imprescindível.

Ufa! Com tamanha responsabilidade e atuação muito mais ampla do que normalmente se imagina, secretários escolares são profissionais que, como todos os outros, devem buscar atualização e aprimoramento. Como? Através de cursos, iniciativas e mesmo leituras que, em muitos casos, são gratuitos. Neste post, vamos te apresentar algumas dicas essenciais.

Torne-se uma secretária escolar exemplar com nossas 5 dicas - Gestão Escolar Simplificada

Profissionalize-se no secretariado escolar

Qualquer profissão tem detalhes e nuances técnicos que devem ser aprimorados com visões externas, profissionais e até mesmo trocas de experiências. Buscar aperfeiçoamento fora daquele aprendido no dia a dia da atividade é, além de turbinador para o seu currículo, uma fonte de motivação.

Assim, secretários que investem nisso e mesmo diretores que incentivam essa ação só têm a ganhar com atividades melhor desenvolvidas e serviços aprimorados por profissionais bem preparados.

Portanto, fique de olho: separe espaço na agenda para encontros e workshops promovidos pelas secretarias de Educação, normalmente gratuitos. Não quer esperar por isso? Já existem cursos, inclusive técnicos e mesmo à distância, oferecidos para esse tipo de demanda. Preços, grade curricular e períodos são variáveis. Adéque de acordo com suas necessidades. Mas lembre-se: cheque procedências, qualidade e certificação.

Aprenda sobre gestão – de recursos e pessoas

O secretário escolar é sim um dos administradores na comunidade escolar. Exatamente por isso, noções de administração material e humana são bem-vindas e podem ser aprendidas em seminários, minicursos, palestras ou mesmo artigos que incluem até preceitos de marketing.

Uma ideia interessante é convidar atuantes nesse setor de mercado para palestrar a diretores, secretários e professores. No caso de acadêmicos, o estabelecimento de ligações com o setor educacional fica ainda mais fácil. Propor grupos de estudos com discussão de leituras sobre o assunto e proposição de estratégias para a escola também funciona e estreita laços entre diferentes núcleos escolares.

Não fuja de novas tecnologias

Foi-se o tempo em que lidar com tecnologia e primar pela rapidez de processos se baseava somente em digitação rápida em uma máquina de escrever ou mesmo em alguma plataforma editorial de computadores. Lidar com planilhas, digitalização de materiais e até aplicativos que vão desde cadastros a emissão de diplomas e históricos torna-se habilidade básica na gestão de atividades e no melhor atendimento aos públicos que buscam a secretaria — desde professores a pais e os próprios alunos.

Portanto, sendo secretário, mantenha-se atualizado sobre esses recursos. Sendo diretor, incentive até mesmo financeiramente a busca por esses aprimoramentos, além de primar por inclusão da instituição de ensino em plataformas diferentes de divulgação e interação. Páginas em redes sociais acabam se tornando muito viáveis nesse sentido.

Organize-se

Previsibilidade nem sempre é ruim. Nas rotinas organizacionais, incluindo a das escolas, estruturar atividades e mesmo materiais de forma que sejam bem compreendidas, localizadas e acessadas é imprescindível.

Portanto, se você tem uma série de procedimentos a cumprir, programe-se e distribua o que precisa ser feito de acordo com sua jornada e suas horas disponíveis. Tudo isso sem deixar de considerar, claro, intervalos de atendimento a qualquer pessoa que procurar por você ou mesmo atividades imprevisíveis que acabam rondando a jornada escolar.

Na secretaria em si, crie formas de organizar materiais e documentos de forma que estejam em fácil alcance para você ou mesmo para alguém que precise localizá-los mediante algum imprevisto ou na sua ausência. Crie índices e sumários, coloque rótulos, devolva tudo ao seu lugar depois de utilizado. Vale a pena, inclusive, reler dicas que demos sobre esse assunto. Acredite: você vai passar a trabalhar de forma mais harmoniosa e a evitar situações estressantes.

Conheça a sigla mágica: PPP

Você conhece o Projeto Político e Pedagógico (PPP) da instituição em que trabalha? Ele é um verdadeiro guia de ações, atividades, estratégias, missões e valores da escola que você representa e deve ser compreendido para, inclusive, aprimorar o atendimento a demandas e dúvidas da comunidade escolar como um todo.

Se não existe um documento formalizado com essas diretrizes, proponha a diretores, grupos pedagógicos, professores e até pais de alunos que o elaborem em conjunto e o divulguem.

É importante, também, compreender os programas públicos aos quais a escola adere, quando for o caso.

E então, quais sugestões você já segue e que outras daria para os profissionais do setor? Conte pra nós através dos comentários e continue acompanhando o nosso blog!




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