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Como ter uma gestão do tempo eficiente na secretaria da sua escola
Postado em 9 de fevereiro de 2015, em Boas Práticas



A rotina nas secretarias escolares é muito intensa. Todos os dias são inúmeros compromissos e tarefas, incluindo o atendimento dos pais, realização de reuniões, emissão de documentos e muitas outras atribuições. Esse setor da escola é extremamente movimentado e, para que nenhuma atividade fique atrasada, seja esquecida ou acabe acumulando, é importante saber gerenciar o tempo.

O bom gerenciamento do tempo aumenta a fluidez nos processos, melhora a produtividade, faz o dia render e otimiza a qualidade de execução. Pensando em te ajudar a melhorar o gerenciamento do tempo na secretaria da sua escola, listamos algumas dicas infalíveis. Confira!

Como ter uma gestão do tempo eficiente na secretaria da sua escola

Tenha o hábito de planejar

Tempo vale ouro na educação e também na gestão escolar. Sendo assim, é importante que gestores, secretárias e auxiliares escolares tenham o hábito de planejar as atividades da semana, usando cronogramas e checklists para organizar as atribuições.

Coloque as datas e horários de entrega no papel e monitore o andamento dessas atribuições. Não se esqueça que todo bom planejamento deve conter metas e prazos.

Estabeleça prioridades

Outra boa maneira de gerenciar o tempo é organizar as responsabilidades por ordem de prioridade. Execute primeiro as tarefas mais urgentes e difíceis. Isso não significa que as mais fáceis e menos urgentes não devem ser feitas, no entanto, se algo tiver que ser deixado para depois, prefira deixar as tarefas adiáveis e que podem ser executadas por outras pessoas.

Aprenda a dizer não

Na secretaria escolar, é comum que surjam várias demandas para a secretária resolver, só que nem todas devem ser aceitas. É fato que quem trabalha nesse setor deve ser cordial e prestativo, mas isso não significa que ele deve aceitar trabalhos que não são de sua responsabilidade.

Além disso, nem sempre o serviço poderá ser executado na hora que a outra pessoa quer. Nesse caso, é necessário aprender a dizer “não” ou “espere um pouco”.

Delegue tarefas e divida responsabilidades

Descentralize as responsabilidades e delegue tarefas. Quando o trabalho é dividido, não fica pesado para ninguém e rotina ficará mais leve para todos.

Por exemplo, se o professor mantém o diário de classe em ordem, o trabalho da secretária na emissão dos boletins será mais tranquilo. Vale ressaltar que além de delegadas, as tarefas devem ser monitoradas, a fim de identificar eventuais falhas e corrigir problemas que venham a acontecer no decorrer do processo.

Organize as reuniões com antecedência

Reuniões podem ajudar na gestão do tempo na secretaria escolar, mas também podem ser vilãs da produtividade.

Para evitar que isso aconteça, organize as reuniões com antecedência, defina as pautas previamente, convoque os participantes dias antes do encontro, prepare as salas e os recursos e, sobretudo, estipule um horário para começar e um horário para terminar a reunião.

Use a tecnologia a seu favor

As boas e velhas agendas são ótimas para ajudar a gerir o tempo, no entanto, existem ferramentas modernas que viabilizam a produtividade no setor. É o caso dos apps de gerenciamento de tarefa, das plataformas de organização e dos sistemas informatizados de emissão de documentos, incluindo diplomas e certificados.

Não procrastine

Não adie a execução das tarefas. Nos dias mais tranquilos, procure adiantar os serviços futuros. Aproveite o tempo livre para organizar os arquivos, limpar a caixa de entrada do e-mail ou arrumar sua área de trabalho. Deixar para depois o que pode ser feito hoje é o caminho mais curto para as atribuições acumularem.

E aí, você gostou das nossas dicas? Vai adotá-las na rotina da secretaria da sua escola? Que outras estratégias você utiliza para gerenciar o tempo nesse setor? Escreva para nós nos comentários!




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