5 passos para organizar a papelada da secretaria

Postado em 10 de setembro de 2014, em Boas Práticas

O trabalho na secretaria escolar não é fácil! Entre papeladas, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com organização.

Esses aborrecimentos podem incluir bagunça nos arquivos, perda de documentos e dificuldade para localizar relatórios, diplomas, históricos, boletins e outros papéis que podem ser requeridos por pais, professores e gestores.

Você já passou por situações assim? Está na hora de deixar esses problemas de organização no passado. Se você trabalha na secretaria escolar e quer otimizar a organização de toda papelada, continue lendo o nosso artigo e confira as nossas dicas para manter tudo em ordem. Você não vai se arrepender!

1) Utilizando móveis específicos

Os funcionários da secretaria não costumam ter autonomia para decidir e comprar mobiliário para esse ambiente, no entanto, podem — e devem — informar ao gestor escolar sobre a necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros. Essas mudanças podem ser muito úteis na organização desse setor tão importante da escola.

2) Recorrendo a equipamentos organizadores

Que tal usar acessórios para ajudar na organização da papelada da secretaria? Você pode colocar os documentos menos acessados em caixas organizadoras empilhadas e devidamente identificadas no armário. Já os documentos de constante utilização devem ser arquivados em pastas e fichários acessíveis. Os materiais pendentes de liberação e resolução, por sua vez, podem ser colocados em bandejas em cima da mesa, para que o profissional responsável tome as providências cabíveis.

3) Categorizando o arquivo

Arquivar os documentos é um método antigo, mas ainda muito eficaz quando se trata de organização, desde que os documentos estejam devidamente categorizados. Os profissionais da secretaria podem arquivar a papelada por tipo (boletins, relatórios, históricos, Plano Político Pedagógico, Estatutos, Portifólios), por data (mês ou ano) ou por nome do aluno (ordem alfabética).

Uma dica é colocar etiquetas nas pastas, pois isso simplifica muito a localização dos documentos.

4) Usando a tecnologia a seu favor

Os tempos mudaram e a forma de organizar a secretaria também. Prova disso é que as ferramentas tecnológicas podem ajudar — e muito — na organização desse espaço escolar, facilitando bastante a vida dos funcionários.

Vale a pena usar softwares para imprimir informações escolares, emitir diplomas e históricos dos seus alunos, digitalizar documentos, usar planilhas, dentre outros meios de agilizar processos e otimizar a organização da secretaria, diminuindo, inclusive, o excesso de cópias e fotocópias.

5) Mantendo a organização

Para conservar a secretaria em ordem, a melhor estratégia é criar uma cultura de organização, ou seja, criar o hábito de manter o setor organizado, ao invés de arrumá-lo continuamente. Nesse sentido, é fundamental que os funcionários sempre coloquem os documentos nos devidos lugares após consultá-los. O hábito de organização inclui, ainda, cobrar a terceiros, a devolução de materiais; jogar fora os papéis desnecessários e assim por diante. Em outras palavras: não deixe a bagunça acumular!

Depois de ler estas dicas você vai colocá-las em prática na sua secretaria? Se você ficou com alguma dúvida, ou conhece outras dicas, deixe um comentário!