O trabalho na secretaria escolar não é fácil! Entre papeladas, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos, os profissionais que atuam nesta área podem acabar tendo sérios problemas com organização.
Esses aborrecimentos podem incluir bagunça nos arquivos, perda de documentos e dificuldade para localizar relatórios, diplomas, históricos, boletins e outros papéis que podem ser requeridos por pais, professores e gestores.
Você já passou por situações assim? Está na hora de deixar esses problemas de organização no passado. Se você trabalha na secretaria escolar e quer otimizar a organização de toda papelada, continue lendo o nosso artigo e confira as nossas dicas para manter tudo em ordem. Você não vai se arrepender!
Os funcionários da secretaria não costumam ter autonomia para decidir e comprar mobiliário para esse ambiente, no entanto, podem — e devem — informar ao gestor escolar sobre a necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros. Essas mudanças podem ser muito úteis na organização desse setor tão importante da escola.
Que tal usar acessórios para ajudar na organização da papelada da secretaria? Você pode colocar os documentos menos acessados em caixas organizadoras empilhadas e devidamente identificadas no armário. Já os documentos de constante utilização devem ser arquivados em pastas e fichários acessíveis. Os materiais pendentes de liberação e resolução, por sua vez, podem ser colocados em bandejas em cima da mesa, para que o profissional responsável tome as providências cabíveis.
Arquivar os documentos é um método antigo, mas ainda muito eficaz quando se trata de organização, desde que os documentos estejam devidamente categorizados. Os profissionais da secretaria podem arquivar a papelada por tipo (boletins, relatórios, históricos, Plano Político Pedagógico, Estatutos, Portifólios), por data (mês ou ano) ou por nome do aluno (ordem alfabética).
Uma dica é colocar etiquetas nas pastas, pois isso simplifica muito a localização dos documentos.
Os tempos mudaram e a forma de organizar a secretaria também. Prova disso é que as ferramentas tecnológicas podem ajudar — e muito — na organização desse espaço escolar, facilitando bastante a vida dos funcionários.
Vale a pena usar softwares para imprimir informações escolares, emitir diplomas e históricos dos seus alunos, digitalizar documentos, usar planilhas, dentre outros meios de agilizar processos e otimizar a organização da secretaria, diminuindo, inclusive, o excesso de cópias e fotocópias.
Para conservar a secretaria em ordem, a melhor estratégia é criar uma cultura de organização, ou seja, criar o hábito de manter o setor organizado, ao invés de arrumá-lo continuamente. Nesse sentido, é fundamental que os funcionários sempre coloquem os documentos nos devidos lugares após consultá-los. O hábito de organização inclui, ainda, cobrar a terceiros, a devolução de materiais; jogar fora os papéis desnecessários e assim por diante. Em outras palavras: não deixe a bagunça acumular!
Depois de ler estas dicas você vai colocá-las em prática na sua secretaria? Se você ficou com alguma dúvida, ou conhece outras dicas, deixe um comentário!