5 boas práticas para as Secretárias Escolares

Postado em 23 de fevereiro de 2015, em Boas Práticas

A secretaria é a base de uma instituição educacional. É o setor responsável por diversos registros burocráticos, operacionais e legais da escola, sendo também essencial no relacionamento com pais, alunos, funcionários e outros gestores. Há um constante fluxo de documentos e pessoas, além de serviços administrativos intermináveis.

Diante tamanha importância para o funcionamento e para a imagem da escola, é primordial que o profissional que atua na secretaria escolar adquira boas práticas e tenha uma conduta adequada.

No post a seguir você vai conferir quais são essas práticas e como elas podem te ajudar a se aperfeiçoar na área!

1) Bom relacionamento interpessoal

O profissional deve possuir uma habilidade diferenciada para se relacionar com as mais diversas pessoas, sejam elas pais, alunos, professores, gestores, diretores e outros funcionários. Isso inclui ter empatia, mas, ao mesmo tempo, saber adequar sua postura e seu discurso ao interlocutor e a situações específicas. Isso o auxiliará em reuniões e na elaboração de propostas, assim como criará um ambiente de bem-estar e confiança em sua administração.

2) Capacidade de organização e controle do tempo

A secretaria escolar é um dos setores mais movimentados e dinâmicos, e para não se perder em meio a tantos documentos importantes, você, como secretária, deve ser capaz de se organizar muito bem. Faça planilhas, programe-se, mantenha uma rotina, crie listas com afazeres por ordem de prioridade e o mais importante, organize seu ambiente.

Além de organizado, uma boa secretária deve saber gerir seu tempo, de forma a deixar seu trabalho mais eficiente, aperfeiçoar suas tarefas e garantir fluidez para o funcionamento da secretaria e de todos os outros setores escolares que dela dependem.

3) Capacidade de liderança

É esperado que o profissional da secretaria escolar, como parte integrante de uma rede de órgãos e setores da instituição, saiba se posicionar. Saiba exigir um bom funcionamento de sua administração, com altos padrões de qualidade. É essencial ter os papéis de coordenar, executar, orientar e avaliar, colaborando e trabalhando junto aos colegas.

Com tantas responsabilidades, a secretária escolar também deve possuir outras qualidades, como capacidade de decisão e delegação de funções.

4) Excelente padrão ético-moral

O profissional da secretaria escolar é também responsável pela parte legal, controlando a elaboração e emissão de documentos escolares, realizando arquivamento de atas, informações de alunos, registro de ponto dos funcionários, entre diversos outros. Assim, é importantíssimo e imprescindível que o secretário mantenha uma postura ética e moral exemplar.

O código de ética do secretário, como instrumento básico no direcionamento da atuação profissional, dispõe em seu artigo 14 que: “A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados”. Além disso, é vedado “Usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais” (art. 9), bem como não deve “Utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais”, segundo o artigo 11.

O cumprimento do Código de Ética do Secretário é dever de todo profissional da área, que deve, como comanda o Código, zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, obedecendo aos preceitos morais e legais. Além de prezar por padrões éticos, o Código também garante seus direitos, responsabilidades e competências.

5) Avaliação de desempenho

Esteja constantemente avaliando seu desempenho, seja solicitando feedbacks de seus colegas e superiores, ou, ainda, se auto-avaliando. Essa prática é essencial para seu crescimento e aperfeiçoamento na área, bem como para se destacar como uma profissional diferenciada, eficiente e ética.

E então, depois de ler sobre algumas boas práticas em uma secretaria escolar, você se identificou? Tem outras dicas de boa conduta e postura no ambiente de trabalho? Conte para nós através dos comentários e continue acompanhando nosso blog!